Polisa na Wschód – wymagania dokumentowe,
których nie można zlekceważyć.

 

Polisa na Wschód

Współpracując z kontrahentami z Rosji, Ukrainy, Białorusi czy Kazachstanu warto zabezpieczyć się przed ryzykiem politycznym. Taką ochronę daje niewielu ubezpieczycieli. Najlepiej zwrócić się do KUKE, która oferuje Polisę na Wschód z gwarancjami skarbu państwa.

Jakie są specyficzne wymagania Polisy na Wschód dotyczące warunków kontraktu? Jakie są konsekwencje niedotrzymania tych warunków?

Dokumenty kontraktowe

W Polisie na Wschód ubezpieczyciel stawia dość szczegółowe warunki dotyczące dokumentacji kontraktowej. Wynikają one z innych niż w Unii Europejskiej przepisów prawnych w krajach objętych tym ubezpieczeniem. Nieprzestrzeganie tych warunków mogłoby spowodować, że umowa sprzedaży między Twoją firmą a Twoim kontrahentem zagranicznym mogłaby zostać uznana za nieważną i nieskuteczną, czyli nieuprawniającą do otrzymania należności.

Warunki dodatkowe są załącznikiem do umowy ubezpieczenia. Zwróć na nie szczególną uwagę, gdyż ich niedotrzymanie spowoduje, że należności nie będą objęte ochroną i nie otrzymasz odszkodowania.

Uwagi ogólne

Wszystkie dokumenty, wskazane w warunkach dodatkowych są obowiązkowe, nie można ich zastąpić oświadczeniami o nieposiadaniu takiego dokumentu.

Nie ma żadnych wymagań dotyczących języka umowy.

Z kontraktu powinno jednoznacznie wynikać jakie są uzgodnienia stron, wszystkie zmiany warunków kontraktu powinny spełniać takie wymagania jak sam kontrakt (forma, podpisy).   

Forma kontraktu

Kontrakt musi być zawarty w formie pisemnej jako jeden dokument w dwóch egzemplarzach, podpisany przez obie strony. Jeden z oryginalnie podpisanych egzemplarzy pozostaje Twoją własnością.

Niestety powszechne w kontaktach z firmami z EU kontrakty wielodokumentowe (oferta – zamówienie czy zamówienie  – potwierdzenie zamówienia) mogą być kwestionowane przez banki kontrolujące i pośredniczące w realizacji płatności w krajach objętych Polisą na Wschód, a także być niewystarczającym dowodem w sądach w razie nieotrzymania zapłaty lub sporu.

Elementy kontraktu

  • data i miejsce zawarcia,
  • określenie stron i osób je reprezentujących,
  • przedmiot umowy, w szczególności nazwa i ilość sprzedawanych towarów lub nazwa świadczonej usługi, cena sprzedawanego towaru lub wynagrodzenia za świadczoną usługę,
  • warunki i terminy dostaw i płatności,
  • określenie prawa i sądu właściwego dla umowy.

Bardzo ważne jest wskazanie w kontrakcie, kto odbierze towar, żeby uniknąć sytuacji, że zrobi to osoba nieuprawniona (przewoźnik, nieuprawniony magazynier), a kontrahent zakwestionuje obowiązek zapłaty. Jeśli to jest niemożliwe, trzeba wskazać sposób przekazania Tobie informacji kto odbierze towar lub ustalić obowiązek przedstawienia odpowiedniego (o ustalonej treści i formie) upoważnienia.

W przypadku, gdy  kontrakt jest umową ramową, powinien on jednoznacznie określać sposób składania zamówień i określania szczegółów dostaw.

Wybór prawa właściwego dla kontraktu jest kolejnym ważnym elementem kontraktu i nie powinien być ustalany pochopnie. Brak wskazania prawa właściwego kontraktu powoduje, że efektem jest konieczność orzekania przez sąd np. ukraiński zgodnie z prawem polskim. Tak wynika z tzw norm kolizyjnych.

Dlatego powinieneś zadbać o to, żeby prawo właściwe było prawem tego kraju, w którym siedzibę ma sąd właściwy. Czyli np. sąd ukraiński i prawo ukraińskie, sąd rosyjski i prawo rosyjskie. Nie trzeba upierać się przy prawie i sądzie polskim, gdyż w przypadku postępowania sądowego o brak zapłaty łatwiej będzie egzekwować wyrok, gdy sąd będzie w kraju kontrahenta.

Należy zwrócić uwagę, kto podpisuje kontrakt, czy osoby podpisujące są do tego umocowane. Jeśli kontrakt podpisuje pełnomocnik, to jego pełnomocnictwo powinno być udzielone pisemnie i ważne maksymalnie 3 lata. Jeśli ważność pełnomocnictwa nie jest określona to oznacza, że jest ono udzielone na 1 rok.

Spójność między dokumentami transakcyjnymi

Jeśli w kontrakcie jest napisane, że potwierdzeniem dostawy będzie faktura, specyfikacja i świadectwo pochodzenia to brak któregokolwiek z dokumentów powoduje, że odbiorca może zakwestionować zapłatę. Rozbieżności między dokumentami powodują ten sam skutek. Jeśli jakiś warunek nie może być jednoznacznie określony w kontrakcie, należy podać sposób, w jaki ta informacja będzie uzupełniona (wysłanie e-maila z adresu wskazanego w umowie na adres wskazany w umowie, zawierającego dane x, y i z).

W każdym wypadku chodzi o to, żeby zapewnić możliwość obalenia zarzutów dłużnika dotyczących nieotrzymania towaru lub jego niezgodności z kontraktem.

Te warunki są standardowe i znane firmom z rynków, których dotyczy Polisa na Wschód, a ich dochowanie zabezpiecza Twoją firmę przed wykorzystywaniem przez kontrahenta nieznajomości przez Ciebie prawa jego kraju.

Jeśli masz pytania dotyczące warunków dokumentowych w Polisie na Wschód, SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI, pomożemy.

 

Ewa Krzemińska www.rozumiemOWU.pl